Projekt menedzsment gyors lépésekben épülő feladatoknál távmunkában is dolgozó emberekkel nehéz dolog. A webes fejlesztések nagy százaléka ad hoc munkaszerveződésekből épül fel, jön egy megrendelő, a cég bevállalja a gyártást, majd alvállalkozókat is bevonva megvalósít. A helyzet szinte négyzetesen bonyolódik, ha a feladat nemzetközi ívű együttműködést igényel.
A résztvevő emberek között a legkisebb közös többszörös az e-mail, ami egyéni kommunikációban rendkívül hatékony és támogatott, több emberrel, már egy kicsit nehezebb ügy. Lehet használni levelező listát, a Google Groups például kiváló a feladatra, mert a beszélgetéseket webes felületen is követhetővé, és ami a legfontosabb a csapattagok számára is visszakövethetővé teszi.
Nagyobb projektek esetében, ahol több szereplő, több csapat dolgozik egy célért, már a helyzet az egységes levelező listával kezd használhatatlanná válni és itt jönnek képbe projektek kezelését jobban támogató eszközök, mint a Basecamp, vagy a Google Sites.
A Basecamp régóta piacon van, az újfajta kommunikáció alapú projekt management szemléletet megteremtő eszköz, fix funkcionális felépítéssel, feladat kezelővel, mérföldkő beállítóval, üzenőfallal, stb. A szolgáltatás alap szinten ingyenes, de a teljes funkcionalitáshoz havi szinten némi pénzbe kerül. Az utóbbi két hétig ez volt az egyetlen reális alternatíva összetettebb projekt kezelési feladatokra.
Aztán jött a Google Appz. Ez a Google kifejezetten cégeket támogató szolgáltatás csomagja rengeteg alkalmazással - pl. Gmail, Docs, Calendar -. Mára ez az eszközpark a kisvállalkozások többsége számára - az Excel-t kivéve - tökéletesen elegendő.
Ebbe a csomagba illesztették most be a Google Sites programot, ami egy korábban Jotspot-nak hívott alkalmazás volt - csak felvásárolták -, mára pedig egy projektek kezelésére tökéletesen alkalmas wiki jellegű eszköz lett belőle.
A Basecamp-hez hasonlóan tud feladat listákat kezelni, lehet benne üzenőfalat csinálni, képes fájlok tárolására 10 gigabájtig, csak az előbbihez képest egy kicsit kevésbé strukturált formában. Ez még hátrány is lehetne, de az áldozatért cserébe a felületek egyszerű szerkesztő segítségével szinte bármilyen formában alakíthatóak, bármilyen nagyságú projektre be lehet lőni. Az oldalakba importálhatóak Google Calendar nézetek, Google docs dokumentumok, az oldal ALAK szerkesztője pedig a valaha látott legjobb. Word-ből 90%-os hatékonysággal másol be szöveget formázással például. Mindezt ingyen.
Minden ilyen projekt menedzsment eszköz legfontosabb funkciója az email értesítés. Az emberek lusták és nem követik, hogy mi történik a projektben, csak akkor, ha be van tolva az arcukba a változás. A Basecamp zseniális beállítható e-mail értesítő rendszerrel van felszerelve, amely egy push rendszerű történet, tehát minden üzenetnél beállítható a célzottak köre, akik az adott üzenetet kapják. A Sites-on ezzel szemben a résztvevőknek sajnos fel kell iratkozni a változtatásokra, nem lehet őket alapból feliratni. Nevetni fogsz, de ha nincsenek illúzióid azzal kapcsolatban, hogy milyenek az emberek, akkor tudod, hogy egy gomb megnyomása is túl magas küszöb lehet. De ha a feliratkozás megtörtént a rendszer az oldalon történt változásokat gyönyörűen emailben követhető módon küldi.
A Sites használható projektek menedzselésére, belső tudásbázis építésére, lényegében bármire, ami egy cégen belül nagyobb, vagy hosszabb távon is elérhető dokumentációt igényel. Egy Apps fiókon belül szinte korlátlan számban, akár minden projektre lehet külön bázist építeni.
Érdemes kipróbálni, van benne perspektíva.